11 лучших советов по повышению производительности с помощью Outlook

Изображение 1 из 6

11 лучших советов по повышению производительности с помощью Outlook18 советов по Outlook
18 советов по Outlook
18 советов по Outlook
18 советов по Outlook
18 советов по Outlook
18 советов по Outlook
См. Также Как ускорить ваш ноутбук с Windows: 9 способов повысить производительность ПК 10 Проблемы с Windows 10 и способы их решения Да, мы Канбан: использование технического мышления для организации ваших детей

Миллионы людей используют Microsoft Outlook для управления своей электронной почтой и календарем как на работе, так и дома. Это свидетельство его полезности, но правда в том, что мало кто действительно знает, как максимально использовать его возможности.

Изучение нескольких простых приемов поможет вам сэкономить время, повысить эффективность работы и даже синхронизировать домашнюю и рабочую жизнь. Эти советы предназначены для Outlook 2013, 2016, 2019 и Microsoft 365, но многие из них применимы и к более старым версиям Outlook.

Совет №1: устранение повторяющегося набора текста с помощью быстрых частей

Если вам регулярно нужно набирать стандартный блок текста, вы можете сохранить его как «Быстрая часть» для легкой вставки в ваши электронные письма.

  1. Выделите текст в окне композитора.

  2. Щелкните значок "Вставлять" вкладка, чтобы развернуть меню ленты.

  3. Выбирать «Быстрые детали» и выберите Сохранить выделение в галерее быстрых деталей ».

  4. Нажмите "OK" во всплывающем окне, чтобы сохранить новую фразу Quick Part.

В будущем, когда вы начнете вводить тот же блок текста, вы увидите его всплывающее окно как предложение. Ударять "возвращение" вставить текст полностью. Вы также можете выбрать фразу мышью, используя «Быстрые детали» падать. Щелкните его правой кнопкой мыши, чтобы просмотреть параметры размещения или отредактировать и управлять быстрыми деталями и другими «строительными блоками».

Совет № 2: напишите сообщение, чтобы доставить его в будущем

Если у вас есть новости или сообщения, которыми вы не хотите сразу делиться, Outlook позволяет отложить доставку до указанного времени.

  1. Напишите свой адрес электронной почты и добавьте получателя. Подготовьте все к отправке, как обычно.

  2. Щелкните вкладку «Параметры». Под ним появится всплывающее меню.

  3. Нажмите на «Задержка доставки» или выберите маленькую стрелку в «Послать" поле, в зависимости от вашей версии Outlook и ОС.

  4. Во всплывающем окне выберите дату и время, когда получатель получит электронное письмо, а затем нажмите "Закрывать" или "Послать" в зависимости от вашей версии Outlook и ОС.

  5. Нажмите "Послать" когда закончите.

  6. Если вы используете сервер Exchange, теперь вы можете закрыть Outlook. Если вы используете POP или IMAP, вам придется оставить приложение открытым, пока не истечет указанное время отправки.

Вы также можете обновить дату и время или полностью удалить сообщение до его отправки. Посетить "Черновики" папку и щелкните «Отменить отправку». Затем вы можете воссоздать сообщение и отправить его в новый день или время.

Совет № 3: Создайте папку для общих запросов

Вы всегда можете выполнить поиск в текущей папке, введя слова или фразы в поле поиска, которое находится над списком сообщений. Однако для часто используемых терминов вы можете упростить работу с помощью "Поиск" папка.

Перейти к "Папка" вкладку и щелкните правой кнопкой мыши на «Папка поиска» создать его. Выбирайте из множества шаблонов (электронное письмо от конкретных людей, письмо, помеченное как важное и т. Д.) Или настройте свои собственные критерии с помощью «Создать настраиваемую папку поиска» вариант.

Ваша новая папка поиска появится на панели папок в левой части окна Outlook; щелкните по нему, чтобы просмотреть сообщения, соответствующие выбранным вами условиям. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Переименовать папку» дать ему удобное имя.

Совет №4. Автоматизируйте повторяющиеся задачи с помощью быстрых шагов

Если вы регулярно выполняете определенную задачу, например, пересылаете входящее электронное письмо коллеге или приглашаете группу получателей на встречу, тогда Быстрые шаги может сэкономить ваше время. Вы найдете набор предопределенных Быстрые шаги в середине Дом вкладка, но настоящая сила этой функции заключается в определении вашего собственного.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите «Новый быстрый шаг» для создания настраиваемой последовательности действий, которые могут категоризировать, перемещать, отмечать и удалять сообщения одним касанием мыши.

Нажав на стрелку выдвижения, расположенную в правом нижнем углу внутри «Быстрые шаги» Группа ленты открывает диалоговое окно, в котором вы можете дублировать и редактировать ярлыки, чтобы вы могли создавать различные варианты темы.

Совет № 5: сортируйте почту с помощью правил и условного форматирования

В 'Правила' раскрывающийся список 'Двигаться' раздел 'Дом' Вкладка предоставляет параметры для создания и управления правилами автоматической обработки сообщений по мере их поступления. Если вы выберете сообщение перед нажатием, оно предложит создать правило, влияющее на похожие сообщения. Выбирать «Создать правило» и вам будет предоставлена ​​возможность установить всевозможные критерии для проверки, включая отправителя, получателя, размер, дату и т. д. Вы также выберете, что должно происходить с электронными письмами, которые соответствуют заданным критериям.

18 советов по Outlook

Аналогичная функция есть Условное форматирование, который вы найдете, нажав «Просмотр настроек» вслед за "Вид" таб. Он не перемещает и не обрабатывает сообщения, но отображает электронные письма, соответствующие определенным критериям, с указанным шрифтом и цветом, так что вы можете мгновенно найти их в своем почтовом ящике.

Совет № 6: автоматически удаляйте ненужные сообщения

Если вы хотите сэкономить место или убрать громоздкий почтовый ящик, Очистить инструмент в Outlook 2013 и более поздних версиях может помочь. Он анализирует всю переписку по электронной почте и удаляет все сообщения, которые были процитированы полностью в последующем сообщении - таким образом, вы все еще можете видеть, что было сказано, проверяя последующие сообщения.

Использовать Очиститьщелкните его раскрывающееся меню на "Дом" и выберите, хотите ли вы привести в порядок отдельную беседу или всю папку. Чтобы реализовать дальнейший контроль над своими настройками, нажмите кнопку "Настройки" во всплывающем уведомлении, чтобы выбрать, какие сообщения следует отбраковывать, а какие оставить в покое.

Совет № 7: делегируйте доступ к своей почте и календарю

Если в определенной ситуации или событии вы должны предоставить доступ к учетной записи Outllok другому человеку, вы можете временно позволить кому-то другому управлять вашим почтовым ящиком и встречами. Чтобы настроить это, откройте "Файл" вкладку, затем щелкните "Настройки аккаунта" раскрывающийся список и выберите «Делегированный доступ». Нажмите "Добавлять" и введите имя человека (или людей), которым вы хотите предоставить доступ.

Вы увидите набор раскрывающихся списков разрешений. Настройки по умолчанию позволяют вашему представителю получать доступ к вашему календарю и списку задач и обновлять их, в то время как электронная почта и контакты остаются конфиденциальными. Вы можете настроить разрешения в соответствии со своими потребностями.

Примечание: Делегат должен использовать ту же версию Outlook, что и вы, а элементы, к которым вы хотите получить доступ, должны храниться на сервере Exchange. У делегата не будет доступа к вашему почтовому ящику, который находится на вашем жестком диске.

Совет № 8: Управляйте уведомлениями о прочтении

К счастью, Outlook достаточно хорошо себя ведет, чтобы запрашивать разрешение перед отправкой уведомления о прочтении; вы можете дополнительно настроить его поведение, нажав на "Файл" вкладка, открытие "Параметры," выбор "Почта" просмотр и прокрутите вниз до "Отслеживание" раздел. Чтобы настроить частоту отправки запросов на получение, выберите "всегда" или "никогда," или настройте свои собственные параметры запроса получения.

Одна из полезных опций - возможность запросить квитанцию ​​о доставке, подтверждающую, что ваше электронное письмо достигло почтового сервера получателя, не требуя уведомления, когда оно действительно открывается.

Совет № 9: часовые пояса

Если вы путешествуете по работе, вы знаете, как разочаровываются встречи и встречи в Outlook, которые появляются не в то местное время. К счастью, вы можете контролировать часовые пояса в своих настройках. Под "Файл," искать "Параметры" и выберите "Календарь" открыть свой "Часовой пояс" настройки. После изменения местного часового пояса временные метки электронной почты и записи календаря будут отображаться с соответствующим смещением.

Вы также можете настроить отображение второго часового пояса, чтобы, например, вы могли отслеживать, сколько времени сейчас дома, или видеть, сколько времени у ваших коллег за границей, чтобы вы могли поймать их в рабочее время и не делать этого. t связываться с ними в неудобное время суток. Нажмите «Поменять местами часовые пояса» легко переключаться с одного места на другое.

Совет № 10: используйте функцию записок

Outlook включает встроенную функцию заметок, которые помогают напоминать вам или записывать важную информацию. Нажмите «Ctrl + Shift + N» из любого места интерфейса Outlook, чтобы создать новую заметку, которую можно перетащить и разместить в любом месте экрана. По умолчанию заметки отображаются бледно-желтым цветом, но вы можете назначить их категориям, что приведет к их переключению на соответствующий цвет.

Чтобы управлять своими заметками, нажмите на "Примечание" значок в нижней части 'Вид' панель. Отсюда вы можете копировать, систематизировать и распечатывать заметки. Вы также можете искать заметки, содержащие определенный текст, через поле в правом верхнем углу окна.

Совет № 11: зашифрованная электронная почта

18 советов по Outlook

Если вы хотите доказать, что ваши сообщения действительно исходят от вас, Outlook может криптографически подписать ваши электронные письма. Вы даже можете пойти дальше и зашифровать текст и вложения, чтобы их могли прочитать только получатели, с которыми вы поделились ключом. Чтобы настроить это, откройте «Настройки центра управления безопасностью», нажав «Файл | Опции | Центр доверия » и выбирая «Безопасность электронной почты».

Зашифровать электронные письма и добавить цифровую подпись так же просто, как поставить отметку в соответствующих полях, но вам нужно будет создать и импортировать цифровое удостоверение личности если у вас его еще нет. Нажмите «Получите цифровое удостоверение…» чтобы увидеть ссылки на ряд поставщиков, включая Comodo, который предлагает бесплатные сертификаты электронной почты.

Недавние Посты